Cómo transformará la ‘nube’ los entornos de trabajo del futuro

Madrid

Los avances tecnológicos de los últimos años han supuesto un gran cambio en la forma de comunicarse de las personas: el paso de las llamadas telefónicas a la comunicación multimedia o el del ordenador personal como herramienta de trabajo a centro de entretenimiento y ocio son solo dos ejemplos del cambio de paradigma digital.

En este sentido, las tabletas, teléfonos móviles y el llamado cloud computing aún no se aprovechan lo suficiente en las grandes empresas. En España, la Ciudad BBVA que se está construyendo en Madrid es una muestra de cómo combinando las tecnologías ya existentes con nuevas dinámicas de trabajo en grupo se pueden conseguir mejores resultados. Aunque el complejo aún no está acabado, la empresa ya ha puesto en marcha estos entornos colaborativos en todos sus centros, que ellos llaman HPD (High Performance Desktop), y que aprovecharán el cien por cien de sus funciones interactivas gracias a los avances que incorporan edificios como este.

Los beneficios en el medio plazo pasan por el ahorro general de costes y una menor huella medioambiental: desde la reducción de viajes hasta la eliminación casi por completo del soporte papel. Tampoco serán necesarias las tarjetas de los empleados, puesto que los teléfonos móviles llevarán toda la información necesaria para acceder a edificios o formalizar solicitudes.

Oficina accesible desde cualquier parte del mundo

Un mismo escritorio, una sola agenda y un panel donde se pueda acceder a todas las tareas que hay que realizar. La movilidad no será problema.

El objetivo es conseguir que el escritorio que un usuario tiene en su despacho habitual pueda ser accesible desde cualquier ordenador de la compañía, independientemente de la ubicación geográfica.

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Esto ya es posible con las velocidades que existen de acceso a Internet.

Salas de reuniones futuristas

Las empresas que tienen presencia en varios países destinan una partida enorme de gastos a viajes para la organización de reuniones. La sala de reuniones del futuro será completamente interactiva: las paredes se podrán tocar, dibujar sobre ellas y una réplica de una misma sala podrá estar presente en diferentes lugares del mundo al mismo tiempo.

Dos salas iguales, repletas de pantallas táctiles y un sistema de videoconferencias. La tecnología ya lo permite y puede que no falte tanto tiempo para verlas en funcionamiento.

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La edición colaborativa es la clave

“Al principio es un caos, pero una vez aprendes a editar en grupo en un mismo documento, no sabes trabajar de otra manera”, explica Beatriz Lara, responsable de transformación corporativa de BBVA. Se puede probar su funcionamiento en tecnologías como Google Drive y sus aplicaciones web: un mismo documento u hoja de cálculo en el que varias personas pueden añadir información simultáneamente. “Unos corrigen los fallos de otros o van añadiendo información”.

Trabajo conjunto de los diferentes departamentos

En ocasiones, el mundo corporativo hace engorroso repartir un mismo trabajo entre diferentes departamentos de la empresa. En este sentido, “aplanar” las jerarquías se convierte en imprescindible para que todas las personas de la empresa que estén involucradas en un mismo tema puedan entenderse y trabajar conjuntamente y así agilizar tiempos y conseguir mejores resultados.

“El gran reto que hay que afrontar es que la empresa acabe por perforar silos, es decir, que se eviten las jerarquías en el trabajo y los jefes no tengan que intermediar en todo intercambio de información entre departamentos”, explican.

Así se solicitará una sala de reuniones

Bien escaso cuando el ejercicion está a punto de finalizar. La gestión y reserva de las salas de reuniones cambiará radicalmente gracias a tecnologías como el NFC o la edición colaborativa de calendarios.

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El interesado pasa su móvil por encima de los sensores que hay en el exterior de una sala, el dispositivo recoge automáticamente los datos de quién la solicita y en la pantalla del usuario se fija la hora y el motivo de la reunión.

Si la sala que se quiere reservar está en otro lugar, incluso en un edificio que la empresa tiene en otro país, no hay problema: el calendario de la intranet es capaz de mostrar todas las que la empresa tiene repartidas por el mundo. “Puedes solicitar una sala por horas, e incluso el catering para una presentación, aunque estés a miles de kilómetros de distancia”.

¿Y qué pasa con la impuntualidad: si alguien reserva una sala y no se presenta? El sistema inteligente lo tiene todo controlado: si los solicitantes no se presentan, se anula la reserva. “En el caso de nuestro país, el que ha reservado dispone de 15 minutos para hacer check in en la sala, en México 20”. En Estados Unidos, las salas sólo admiten un margen de cinco minutos de retraso.

La secretaria ‘virtual’

El año que viene los wearables seguirán siendo tendencia: relojes inteligentes interconectados con todo un abanico de dispositivos inteligentes que ya hay en nuestros bolsillos. La futura secretaria virtual, al más puro estilo Google Now o Siri, detectará la ubicación y operará en función del calendario. “Imagínate que estás en un atasco y llegas tarde a una reunión: el móvil podrá sugerirte, en función de las reuniones de la mañana, si realizar una videoconferencia o llamada o enviar automáticamente avisos de retraso”, expone Lara.