‘Scrum’, el método de trabajo que hará que su empresa sea más eficiente

Madrid

En un mundo que está cambiando constantemente, las empresas exigen nuevas formas de realizar los proyectos que permitan obtener el máximo rendimiento a cada minuto de trabajo y que sean capaces de producir resultados solventes sin dar muchas vueltas. Los resultados son importantes para dejar una buena sensación no solo para el cliente, sino también en el usuario final.

Se da una circunstancia, que las empresas tecnológicas nacieron con otro modelo diferente, libre de jerarquías y donde cada persona podía ser autónoma y creativa. Los ciclos de trabajo eran más cortos y las tareas se organizaban teniendo en cuenta una fecha de entrega. Los propios grupos de trabajo decidían el rumbo de su proyecto, cambiando las órdenes directas por una comunicación bilateral entre el cliente y los miembros del equipo.

En 1986 dos investigadores japoneses, Takeuchi y Nonaka demostraron que había empresas que eran capaces de conseguir resultados muy buenos en la mitad de tiempo. Había un patrón en todas ellas: tenían equipos multidisciplinares. En vez de que cada departamento se centrara en una tarea, los equipos podían trabajar de forma conjunta. Las empresas de desarrollo de software trabajan así porque las tareas están muy definidas y hay un factor muy importante que es el tiempo. El estudio apareció en la Harvard Business Review y a partir de ahí comenzó todo.

En este nuevo escenario donde todos vivimos conectados y las empresas juegan un papel a nivel global, cobra sentido aplicar esta lógica a la empresa tradicional y empezar a trabajar de otro modo, más colaborativo, más orientado a grupos. Estas dinámicas reciben el nombre de ‘agile’ y ‘scrum’ es una manera de aplicar estos principios ágiles. El nombre ‘scrum’ procede del rugby, ya que los trabajadores hacen una especie de melé. Así se acuñó en los 80 y se sigue conociendo a día de hoy.

“La base de todo esto es el trabajo en equipo, pero ni todo el mundo sabe trabajar en equipo ni todos los jefes están dispuestos a ceder en esa jerarquía de la empresa tradicional”, explica Xavier Albaladejo, Lean Coach y responsable de transformación organizativa en el Agile Excellence Center de Everis.

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Albaladejo ha desarrollado e implementado el método ‘scrum’ en muchas empresas y siempre se encuentra con las mismas barreras, pero dice que acaban convenciéndose cuando ven resultados, pero eso no se consigue sin saber valorar antes a los profesionales y establecer una buena relación de costes. “Una empresa no es nada más que las personas que están detrás y lo que hay que hacer es que la gente esté motivada y pueda realizarse personalmente”.

Mientras la empresa tradicional basaba las relaciones en una jerarquía y ligaba la motivación solo al sueldo, las empresas tecnológicas dieron un paso más con la motivación intrínseca, dando más autonomía al trabajador, permitiéndole tomar decisiones e incluso desarrollar sus propios proyectos de innovación en las horas de trabajo. Y eso, se nota.

¿Y cómo funciona el método scrum?

Albaladejo nos lo explica de una forma sencilla: en scrum hay un grupo de trabajo y unas tareas que se desarrollan en ciclos cortos de trabajo que denominan 'sprints'. Este grupo está auto gestionado, y pone en contacto directamente al cliente con las personas que ejecutan el trabajo. Las tareas se fijan en función de un estricto orden de importancia. Lo más importante se realiza al principio y lo accesorio, al final. Así, se desarrollan las tareas de una forma mucho más ágil.

La metodología puede ser, de primeras, lo más complicado de entender. Pero el desarrollador y MVP de Microsoft Jorge Serrano cuenta en su blog, en un post titulado ‘Explicando scrum a mi abuela’, que es más fácil de lo que parece.

En ‘scrum’ se trabaja en ciclos cortos de trabajo (de dos a cuatro semanas), se realizan reuniones periódicamente, con un máximo de 15 minutos, y en ellas el propio cliente se involucra para ver el trabajo desarrollado, y proponer cambios o modificaciones. Esto proporciona una flexibilidad natural en favor de lo que aporta más valor al negocio en cada momento.

“Las acciones de Scrum forman parte de un ciclo iterativo repetitivo, por lo que el mecanismo y forma de trabajar que a continuación se indica, tiene como objetivo minimizar el esfuerzo y maximizar el rendimiento en el desarrollo”, explica Serrano.

Las personas implicadas cumplen a rajatabla su función. Todas ellas tienen voz en las reuniones diarias. “Allí se hablará sobre qué tareas se han realizado desde la última reunión, sobre qué se trabajará en el día actual y se identificarán los obstáculos o riesgos que podrían impedir el normal avance”. Allí, el encargado o ‘scrum master’ es quien debe poner los medios necesarios para eliminar cualquier obstáculo que encuentre.

Pero, como comentábamos antes, para conseguir estos objetivos es necesaria una renovación profunda de la forma que tienen de entender las relaciones laborales muchas empresas. Esta forma de trabajo es totalmente colaborativa: no hay un jefe que ordene tareas concretas y ponga un plazo, sino que todo está hablado y consensuado entre los integrantes del equipo.

Una vez una empresa ha visto que quiere aplicar este método, cabe plantearse varias cuestiones. En primer lugar, si su producto es apto para ‘scrum’. No valdría para una cadena de montaje, o en la construcción de un edificio. Sí para muchas empresas del ámbito de los servicios. Pero hay una segunda cuestión importante: ¿mi equipo es lo suficientemente amplio como para formar un grupo de trabajo?

Por ejemplo, el desarrollador Javier Carazo trabaja en Codection, un estudio de software y diseño web en Córdoba. No usan ‘scrum’ debido a su tamaño y forma de organizarse. “Somos sólo dos personas y en todos los proyectos hay alguien que dirige y se comunica y el otro que puntualmente apoya”. No lo descartan en un futuro, siempre y cuando el equipo crezca.

Scrum no, pero sí pueden aplicar principios ágiles

Sin embargo, ‘scrum’ no lo es todo. Es solo el método. Aquí lo importante de cara a la productividad y mejorar los tiempos de entrega es aplicar lo que Xavier Albaladejo denominaba principios ágiles. El ‘agile’ se puede aplicar en pequeñas colaboraciones entre personas ‘freelance’, incluso estudios pequeños.

Basta con valorar bien el trabajo, ponerse unas metas, involucrar al cliente en el proceso y valorar correctamente las tareas y establecer prioridades.

Se puede aprender mucho de ‘scrum’ pero, lo más importante, es quedarse con la base de los principios para pensar que se pueden cambiar las dinámicas y mejorar tanto la formas de trabajar como los resultados. Todo ello llevará a muchas empresas a realizar las tareas de una forma más ágil y con menos errores durante el proceso.