Lo estás haciendo mal: así se usan bien los campos del correo electrónico

Madrid

El correo electrónico es una gran herramienta. Pero no es ni WhatsApp ni una carta tradicional, aunque comparte rasgos con los dos. Por eso muchas veces cometemos errores a la hora de redactar un correo electrónico, que luego se traducen en respuestas tardías, confusiones o que no logremos encontrar un antiguo correo que nos enviaron y ahora es importante. Siguiendo estos consejos, mejorarás tu comunicación y evitarás mucho trabajo a la persona destinataria.

Cómo crear un buen asunto

Si vas a enviar un correo electrónico a una empresa, un servicio de atención al cliente o requieres de atención rápida, escoger un buen asunto será clave para que tu mensaje sea visto lo más rápido posible. Juega un papel crucial, porque si está vacío, no darán ganas de abrirlo.

Intenta escribir en pocas palabras lo más importante del correo y procura afinar para que sea lo más concreto posible. Por supuesto evita un "Hola" o "¿Qué hacemos?". Puede ser mejor un "Plan para este viernes", y mejor aún si lo concretas: si es un cumpleaños, una despedida...

Imagínate que vas a mandar unas fotos del verano. "Fotos del viaje con Jaime a Pirineos otoño 2013" funcionará mejor que un simple "Fotos", porque puede que la persona a la que se lo mandas lo quiera buscar más adelante. Servicios como Gmail tienen mucha capacidad y a menudo los usamos como almacén de ficheros para encontrarlos más tarde.

Utiliza bien los campos 'para', 'CC' y 'CCO'

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Son los más comunes, pero también los que más dudas generan a ciertos usuarios. Muchos se preguntarán: "¿Pero no basta con el campo 'Para'?". Realmente podemos utilizarlo solo la mayoría de las veces y prescindir del resto, pero cada uno tiene sus matices y te ayudarán a organizar mejor las conversaciones.

Es el que usas para escribir la dirección de tu destinatario, sean uno o varios. Si estás enviando un correo a Ana y a Javier porque organizas una cena este viernes, deberás incluirles aquí.

Significa copia y funciona de manera similar a 'Para'. Sin embargo, lo emplearemos cuando queramos incorporar a la conversación a una persona que no es destinataria directa, pero que debe estar informado sobre un asunto.

Mucho más usual en el terreno laboral, sobre un asunto concreto podemos poner en copia a nuestros jefe para que esté al tanto sobre lo que estamos hablando. Pero, siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que Ana y Javier son los invitados y que además tenemos que avisar a Alfonso, que es quien nos presta el comedor para quedarnos.

Es copia oculta. En ciertos clientes de correo aparece como 'BCC'. Lo utilizaremos cuando queramos mantener informada a otra persona sobre un asunto concreto, pero sin que ella aparezca. También es muy práctico si vamos a enviar información a varios usuarios y no queremos comprometer los datos de los destinatarios. Por ejemplo, para enviar invitaciones de boda.

En este último caso, podemos poner nuestro propio correo como destinatario, y el resto en copia oculta. De esta forma, recibirán las invitaciones como si las hubiéramos enviado, una por una, a cada persona.

Muchas veces el campo 'CCO' no aparece directamente. Tendrás que buscarlo entre las opciones, o hacer clic sobre 'CC' para que también se despliegue.

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¿Responder o responder a todos?

Y no menos importante, a la hora de responder un correo electrónico, si tiene varios destinatarios y todos deben estar al tanto, utilizaremos la opción 'Responder a todos' en vez de 'Responder'. De esta última forma, solo recibiría el correo la persona que lo envió, pero no el resto.