Nueva aplicación web y mejora de la digitalización de documentos de la Diputación y archivos municipales

Sevilla

La Diputación de Sevilla va a poner su patrimonio histórico documental, así como el de los ayuntamientos de la provincia acogidos a su Plan de Organización de archivos municipales, a la plena disposición de investigadores y público general a través de internet, mediante una plataforma digital, AtoM, que permite ofertar no solo una breve enunciación del título o denominación de cada documento acompañando a su imagen digital, sino información sobre los documentos y su contexto y reproducciones digitales de los mismos, de forma inmediata.

El presidente de la Diputación, Fernando Rodríguez Villalobos, y el diputado provincial de Cultura y Ciudadanía, Alejandro Moyano, en una reunión mantenida con la directora gerente de la Sociedad Informática Provincial, Carmen Rodríguez Quirós, y la directora de Cultura, Carolina Morales, han coincidido en señalar como decisivos el apoyo de INPRO y la apuesta del Servicio de Archivo y Publicaciones por abordar una ardua tarea de actualización y mejora de las descripciones de los documentos y sus reproducciones digitales, avanzando hacia esa nueva dimensión multi-entidad de la descripción archivística.

‘Estamos pasando de difundir en abierto una selecta muestra de imágenes digitales de algunos de nuestros documentos de mayor valor histórico, acompañados de una información elemental, en torno a 182.000 imágenes de documentos, a poner a disposición de investigadores y usuarios casi 500.000 imágenes de documentos, acompañadas de sus descripciones archivísticas, con una amplia información sobre el contexto de su creación, la finalidad con la que fueron creados y su marco histórico’, ha explicado Villalobos.

Las mayores posibilidades de aplicación de las normas internacionales de descripción que permite AtoM, facilita también que se pueda ofrecer a los usuarios nuevas opciones de búsqueda y localización de los documentos, a través de árboles jerárquicos, búsquedas por texto libre, búsquedas avanzadas por diferentes criterios, índices, etc., que permiten obtener mejores resultados a diferentes tipos de usuarios según su perfil de investigador o sus necesidades de información.

‘Somos conscientes’, añade el presidente, ’de que la nueva sociedad de la información y el conocimiento aboca a los archivos a ofrecer un servicio cada vez más intenso y de mayor calidad, para un público en expansión, así como a dar respuestas a nuevas exigencias sociales, políticas y legales en transparencia, acceso y reutilización de la información pública contenida en los documentos de archivo’.

Para Villalobos, ‘esto se traduce en una extraordinaria dilatación del ámbito geográfico de la prestación del Archivo de la Diputación y de los archivos municipales , así como en un redimensionamiento del concepto tradicional de usuario de estos servicios’.

Por su parte, Alejandro Moyano ha precisado que ‘la información que se muestra es el resultado de la recopilación y reactualización de muchos años de trabajo de nuestros archiveros, así como de las complejas tareas previas de migración a formatos abiertos para su subida masiva a esta nueva aplicación, que debemos especialmente al pertinaz celo y profesionalidad de los técnicos informáticos de INPRO’, ha dicho Alejandro Moyano, ‘así como de la colaboración de OYGA, Organización y Guarda de Archivos, empresa especializada en gestión documental’.

‘De todo esto surge una aplicación plenamente accesible al público, en formatos abiertos, con la que se obtiene un salto importante en la calidad, en la cantidad y la usabilidad de la información, pero también en el perfil tecnológico, permitiéndonos avanzar desde la “web-cartel” y prácticamente estática a un nuevo sistema, habilitado para un flujo continuo de subida masiva de grandes cantidades de imágenes, que ponemos a disposición del conjunto de nuestra sociedad y del resto del mundo’, asegura el diputado.

Entre las novedades a destacar en la web del Archivo de la Diputación hay que mencionar la incorporación a los contenidos ahora disponibles de 809 ejemplares de la valiosa Sección de pergaminos del Archivo de la Diputación de Sevilla, singulares documentos, el más antiguo de los cuales data nada menos que del año 1282, pertenecientes a los fondos históricos de los antiguos hospitales y centros benéficos sevillanos que se custodian en nuestros depósitos. Entre ellos figuran pergaminos procedentes de la cancillería real o de la pontificia (bulas, breves, letras apostólicas…), por los que los papas y monarcas otorgaron a lo largo de la historia numerosos privilegios y concesiones a estos centros asistenciales, como el Hospital de las Cinco Llagas, el del Cardenal, la Casa Cuna o San Lázaro.

También la colección de fotografías de la Sociedad los Amigos del Arte, con dedicatorias autógrafas de actores, actrices, autores y autoras teatrales de principios del S. XX a miembros sevillanos de esta antigua sociedad, que debe su denominación a Marcelino Menéndez y Pelayo y que fuera presidida por Eduardo Dato. Estas fotografías fueron localizadas entre diferentes enseres semi abandonados en la iglesia de San Luís de los Franceses.

O las imágenes de documentos sobre los enfermos que estuvieron acogidos en los antiguos hospitales y centros benéficos, que se han obtenido en gran medida gracias a los convenios suscritos por la Diputación en los años 2000 con la Sociedad Genealógica de Utah y con la misma entidad, como Family Search International, en 2018, además de las digitalizaciones que fueron obtenidas por la contratación pública de las empresas Sistemas de Tratamiento Documental STD y VINFRA S.A.

AtoM también ofrece información sobre el conjunto de todos los fondos y colecciones documentales del Archivo de la Diputación, no solo de los documentos con imagen digital publicada en el portal. ‘Pero sobre todo estamos especialmente satisfechos de poder abrir un nuevo espacio de difusión para el rico patrimonio documental que conservan los archivos municipales de nuestra provincia, especialmente en el caso de los cogidos al Plan de organización de archivos municipales gestionado por el Servicio de Archivo y Publicaciones’, añade Moyano.

Un portal que se pone al servicio de los ayuntamientos de la provincia para poner al alcance de todas las personas las imágenes de sus documentos históricos más relevantes, como las series de actas capitulares (actas del concejo, actas del pleno…), que parten del siglo XVI en las imágenes de los documentos de mayor antigüedad, u otras sobre propiedades, amojonamientos o catastros en estos municipios, como son los casos de: Alcolea del Río, Aznalcázar, Aznalcóllar, Bollullos de la Mitación, El Castillo de las Guardas, El Coronil o Umbrete.

El resto de los archivos municipales está presente a efectos de información sobre las características de sus documentos o incluso accediendo a los mismos inventarios archivísticos disponibles en la web, pero podrán además ver colgadas también las reproducciones digitales que faciliten al Archivo de la Diputación con esta finalidad.