Una veintena de archivos de toda España buscan dar solución a los retos a que se enfrentan

La Diputación Provincial de Huesca reúne esta próxima semana en la capital altoaragonesa a más de veinte archivos de toda España para dar solución, de forma conjunta, a los continuos retos a los que se enfrentan estos espacios, entre ellos va a adquirir relevancia la obligación legal de implantar la administración electrónica y el desafío que supone para sus profesionales cuya principal competencia se centra en procesos técnicos de gestión documental.

El de Huesca será el XVII Encuentro de Archiveros, procedentes tanto de diputaciones provinciales y forales como de cabildos y consejos insulares, que tiene lugar como un foro de colaboración y debate donde poner en común experiencias. Los próximos días 1 y 2 de junio, algunas de estas instituciones compartirán los avances realizados en el ámbito electrónico, como es el caso de la Diputación Provincial de Huesca, pero también la de Alicante y Barcelona. También se estudiará y trabajará en la elaboración de instrumentos de gestión documental necesarios para garantizar el adecuado tratamiento y control de los documentos digitales a lo largo de su ciclo de vida, asegurando tanto su acceso, seguridad y disponibilidad, pero también la confidencialidad y conservación, a medio y largo plazo.

La responsable del Archivo de la DPH, Beatriz Buesa, considera fundamental la conservación preventiva para garantizar la conservación del patrimonio documental y según indica, tratan de anticiparse a los procesos de degradación, deteniéndose en el estudio pormenorizado de sus causas, entre las que cita el microclima, la limpieza, el depósito, manipulación, transporte o biodeterioro. Para garantizar la integridad de los documentos, Buesa explica que, en la actualidad y tras la suscripción de un convenio con FamilySearch Internacional, se están digitalizando documentos históricos de carácter genealógico muy demandados por los investigadores del archivo.

En esta misma línea, durante los últimos años la Diputación ha trabajado en una aplicación informática preparada para la gestión de archivo de documentos en papel y electrónicos que se apoya en el gestor documental Alfresco para realizar el almacenamiento implantadas en dos comarcas y en 35 ayuntamientos con su integración con los sistemas de administración electrónica municipales. La archivera Beatriz Buesa señala que con los programas que existían, la proliferación de información en archivos informáticos y la legislación creciente en materia de administración electrónica era muy difícil gestionar un archivo cumpliendo con todo el aparato legal vigente.

Desde el moderno edificio ubicado en la calle Gibraltar de Huesca, el Archivo de la Diputación Provincial conserva, organiza y difunde la documentación e información producida por la institución desde su constitución, en 1836, hasta la actualidad. Además del fondo propio, conserva también los procedentes de las instituciones benéficas y asistenciales de la ciudad, de otros organismos e instituciones de los que ha formado parte a lo largo de su historia y algunos fondos privados. Su documentación abarca un amplio periodo cronológico, el que va desde 1549 hasta la actualidad. Destacan por su antigüedad e importancia en la vida local los del Hospital de Nuestra Señora de la Esperanza (desde el siglo XVI) y las que promovió la propia Diputación en el siglo XIX. Además el Archivo colabora con otros profesionales e instituciones en diferentes grupos de trabajo tanto a nivel provincial (archiveros comarcales y municipales) como a nivel nacional.