Un hospital en la nube
El Hospital de los Santos Reyes es uno de los primeros de SACYL en contar con las historias clínicas de sus pacientes digitalizadas y accesibles telemáticamente desde todo el sistema regional de salud
El espacio que hasta ahora almacenaba toneladas de papel se convertirá en estancias para el descanso de los sanitarios en formación MIR y EIR
El antiguo archivo del Hospital Santos Reyes ha quedado vacío de papel y carpetas y ahora se acondicionará como estancia de descanso para MIR y EIR / Cadena SER
Aranda de Duero
Primero fueron las recetas las que desaparecieron del papel para esconderse tras un código en nuestra tarjeta sanitaria. Ahora le toca el turno la historia de nuestras dolencias y patologías, nuestra historia clínica, que desaparece del papel para formar parte del etéreo universo digital. Desde el día 31 de mayo el Hospital de los Santos Reyes ya no tiene ni una sola carpeta con el historial clínico del paciente. Esa información no está en ninguna consulta, despacho o archivo físico. Para ser exactos habría que decir que está en cualquier sitio en el que a través de un dispositivo electrónico y con identificación autorizada un profesional sanitario pueda conectarse a la plataforma digital Jimena 4, la versión más avanzada de las que utiliza SACYL para gestionar las historias clínicas electrónicas. El pasado mes de octubre comenzaba un proceso de digitalización que ha concluido con la migración de todos los datos sanitarios a la plataforma informática de SACYL, a la que pueden acceder todos los profesionales sanitarios autorizados que necesiten saber el estado del paciente en posteriores y paralelas consultas.
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El avance de la digitalización ha llegado para quedarse al Hospital de los Santos Reyes, que es uno de los pioneros no ya en digitalizar las historias clínicas, sino en hacerlo a través de la tecnología avanzada que permite compartirla con el resto del sistema público de sanidad, tanto en atención especializada como en atención primaria. “El fin es facilitar que todos los especialistas tengan acceso a las historias de forma digital en cualquier hospital de Castilla y León” explica Sonia Marcos, jefa de Admisión del hospital comarcal. “Nosotros enviamos muchos pacientes a otros hospitales de referencia en especialidades que no tenemos. Antes estos especialistas sólo podían ver lo que llevaban en mano y en papel los pacientes. Ahora ya pueden acceder a todo ello con esta digitalización”.
De momento únicamente los hospitales de Burgos y Ávila alcanzan el mismo nivel de digitalización que el Santos Reyes. Hasta el momento la mayor parte del sistema sanitario sigue aún en el nivel Jimena 3, que permite compartir información pero no interactuar con ella.
Este era el aspecto hace solo unos meses del archivo, con estanterías y armarios llenos de historias clínicas en papel / Imagen facilitada
Un proceso ágil y práctico
El proceso se está llevado a cabo de forma rápida, pese a que el volumen de papel era ingente: no es cosa de un día pasar del papel al universo digital cerca de 50.000 historia clínicas (concretamente 47.779, 8.825 de Salud Mental y 38.954 del resto de especialidades). Con un ritmo superior a los 400 expedientes diarios el proceso finalizará a principios del próximo año 2022. Para adaptarse al ritmo asistencial de las consultas el criterio que se ha seguido es comenzar a digitalizar en función de la agenda de citas programadas tanto en consultas como en quirófanos desde el 1 de junio y avanzar así en el calendario, de forma que los profesionales que reciban a los pacientes en despachos o tengan prevista una intervención ya cuenten con la información en formato electrónico.
La Jefa de Admisión del Hospital comarcal de los Santos Reyes ante la plataforma Jimena 4 de gestión de la historia electrónica de SACYL / Cadena SER
Paralelamente la empresa Servimovil tiene también encomendados otros dos servicios: el primero es la actualización diaria de documentos que aún no incorpora Jimena 4 y que se siguen haciendo en papel, como consentimientos informados o solicitud de interconsultas entre servicios. Estos documentos físicos se recogen diariamente por un servicio de transporte y también en el día la empresa concesionaria se encarga de incorporarlos a la historia del paciente ya digitalizada.
Las enfermeras encargadas de codificación de las historias seguirán trabajando, mientras el resto de personal que atendía el archivo ha sido reubicado en otras tareas / Cadena SER
Finalmente esta empresa también está encargada de custodiar las antiguas historias clínicas en papel, que no se destruyen, sino que se conservarán en naves con las condiciones óptimas para su guarda en Santa Olalla, provincia de Toledo.
Máxima garantía de confidencialidad y seguridad en el proceso de datos
Pese a lo que pudiera parecer la facilidad en el acceso a la información que proporciona este sistema lejos de restar seguridad y confidencialidad a la información clínica, la mejora. “Este es el sistema más seguro. Mucho más que antes, en papel” insiste Sonia. “La seguridad es máxima porque el propio sistema te pide un motivo para entrar y la identificación. Y todo queda registrado” Y es que en el sistema informático queda huella de quién, cuándo y por qué se ha accedido a una historia clínica. Una garantía que en otros lugares se ha utilizado incluso como pruebas condenatorias en algunos juicios en los que se evaluaba el incumpliento de la confidencialidad en el acceso a la información “Ahora es cuando los pacientes van a estar seguros.”
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Y también quedarán protegidos contra posibles errores, porque el sistema de digitalización cuenta con filtros de calidad impuestos por SACYL sin los cuales la propia plataforma impide la incorporación de nuevos datos. “SACYL es muy estricto en estos criterios” puntualiza Marcos.
El espacio del papel, para la acogida de profesionales en formación
Para que todo funcione de forma óptima también los profesionales han tenido sesiones de formación. Y de momento el resultado es satisfactorio durante esta primera semana: excepto unas pequeños ajustes, esperables durange los primeros días, el sistema funciona. Facilita la labor de los sanitarios, mejora la seguridad de los pacientes y, en un hospital que tiene como uno de sus grandes problemas la falta de espacio, permitirá liberar una estancia que ya tiene destino: la que era sede del antiguo archivo, tras retirar estanterías y armarios vacíos será en breve acondicionada para ofrecer un lugar confortable donde puedan descansar los profesionales de medicina y enfermería en formación (MIR y EIR) que Aranda ha recuperado desde hace poco menos de un año, y que se irán incrementando año a año a medida que se añadan nuevas promociones de sanitarios.
A la espera de las muchas mejoras que se esperan del futuro hospital comarcal, este proceso de digitalización avanza ya algunos pasos en la asistencia sanitaria adaptada a las necesidades de presente y futuro de la comarca ribereña.
