Este es el dineral que se ahorrarían las empresas si eliminasen las reuniones de trabajo
Berto Pena, experto en gestión del tiempo, considera que el abuso de estos encuentros afecta la productividad: "Muchos están callados y podría hacer otras cosas
¿Prescindir de las reuniones de trabajo aumenta la productividad?
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Madrid
Steven G. Rogelberg es profesor en la Universidad de Carolina del Norte y lleva más de 15 años estudiando el campo de las de Ciencias Corporativas. En concreto, la efectividad de las reuniones laborales y su impacto en la productividad de la empresa. En su obra 'La sorprendente ciencia de las reuniones: Cómo liderar tu equipo para obtener el máximo rendimiento' señala algunos aspectos que se pueden modificar para repercutir en el balance anual.
Asegura que las compañías con 100 empleados ahorrarían alrededor de dos millones y medio de euros al año al reducir el número de reuniones. Esta cifra aumentaría considerablemente hasta los 100 millones en el caso de las compañías que sobrepasan los 5.000 trabajadores en nómina. Estos consejos ya los han aplicado multinacionales como Meta o Shopify, que cuentan con días sin reuniones.
Berto Pena es experto en productividad y gestión de tiempo. En su libro 'Superhábitos' (Editorial Conecta) comparte algunos consejos para mejorar la productividad así como el nivel de felicidad de los trabajadores en su ámbito personal. ¿Es partidario de eliminar estos encuentros? Señala que las reuniones "van a estar siempre", aunque el cambio debe centrarse en "el aprendizaje".
"No creo que las tengamos que eliminar, pero no nos han enseñado a tener reuniones, he dirigido equipos y nunca me han enseñado", comenta. Por tanto, defiende, que los líderes empresariales deben conocer técnicas de gestión temporal. Al hacer memoria, Pena recuerda el momento en el que decidió que acabaría con las reuniones repetitivas. Fue debido al comentario de uno de sus jefes.
¿Qué alternativas hay?
Este le felicitó por su rápida integración en la nueva empresa, pero añadió un matiz. "Me dijo que me reunía demasiado y que si lo hacía debía ser porque manejaba un presupuesto de reuniones". "Convocarlas es gratis, pero tenerlas nos puede salir carísimo", recrea en boca su antiguo jefe. El experto considera que el estancamiento actual se debe a la normalización.
"A veces las convocamos con una alegría sonrojante, pero nos quita tiempo y dejamos de hacer otras cosas, incluso a lo mejor no tenemos ni que asistir", señala. Cree que hay trabajadores que cuentan con una "respuesta instintiva" por la que acceden a asistir a estos encuentros. Añade que es un comportamiento generalizado. "Lo he visto en todo tipo de sectores, va ligado al hábito, somos lo que repetimos, nos dejamos llevar", explica.
Como alternativa propone otros canales de comunicación como "las llamadas o el correo". También adecuar el encuentro a las características del asunto que se aborda, en caso, claro está, de no poder prescindir de esta herramienta. "Debemos ver qué tipo de reunión es, si estamos de pies o sentados, si es de planificación, para tomar decisiones o de tormenta de ideas, pero cuanto menos tiempo mejor", apunta.
"Fan" de las reuniones de pie
Considera que el éxito radica en dos principios. "Debemos tener claro de qué vamos a hablar y qué tenemos que conseguir; es cuestión de agenda y objetivos", enumera. Se distingue como "fan" de las "reuniones de pie", ya que son concisas y rápidas. Encuentros que contrastan con esas reuniones a las que no acuden asistentes sino "público". "Muchos están callados y podría hacer otras cosas mientras", argumenta.
Por este motivo cree que los jefes deben distinguir bien entre quienes son prescindibles y quienes deben acudir. Eso sí, luego se debe celebrar un encuentro eficaz. "También está el que coge el micrófono y no lo suelta", comenta entre risas. Para evitar la perpetuación, algunas empresas han optado por distribuir pequeños vídeos de carácter informativo. "En ese caso no dicen eso de que la reunión sigue mañana, eso es como el día de la marmota, no se cierra esa reunión, no tendrán hijos".
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