"No tiene que ocupar espacio en nuestras vidas": la señal para digitalizar los documentos importantes

¿Tienes guardados hasta tus apuntes de la universidad? ¿Sufres cada vez que tienes que encontrar un documento importante o la última factura de la luz? Tener nuestros papeles en orden ocupa espacio mental y físico para muchísimas personas que, a medida que pasa el tiempo, van acumulando cada vez más. Por eso, tenerlos clasificados y localizados puede salvarnos de un apuro en más de una ocasión, además de ahorrarnos tiempo.

Esta semana la experta en organización y propietaria de la empresa Simple Sienta Bien, Paloma Pou, que lleva todo el verano acompañando a José Luis Sastre para dar los mejores trucos de orden a los oyentes en la sección La vida simple, ha traído las claves para abordar una de las tareas que más solemos procrastinar: ordenar nuestros documentos, del coche, del médico, del hogar.

Cada vez tenemos más archivos digitales. Las tiendas ya nos dejan recibir los tickets de compra por correo electrónico, las facturas son paperless y en nuestro teléfono móvil acumuladas decenas de miles de fotografías. Por tanto, tener claridad en nuestros dispositivos también ha cobrado relevancia.

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Lo primero y más importante es juntar y recopilar todos los papeles que podamos tener desperdigados por la casa para hacer una selección de aquellos que puedan ser escaneados y archivados de forma digital. Tradicionalmente, se han empleado carpetas y etiquetas para organizar y separar los documentos, pero en plena era digital, Paloma Pou considera que, en muchos casos, esto ha quedado obsoleto, por lo que aboga por la digitalización de nuestros documentos siempre que sea posible.

La experta asegura que existe una gran diferencia generacional a la hora de digitalizar documentos. "Cuando voy a casas de clientes jóvenes, no tienen ningún apego al papel, todo es en digital y no tienen nada de acumulación. Pero cuando trabajo con alguien de la mediana edad para arriba, encuentro estanterías enteras de documentos, incluso apuntes de la facultad", comenta, entre risas.

Pou insiste en que, la clave es que todo aquello que pueda ser escaneado, lo conservemos digitalmente. "No tiene que ocupar ese espacio en nuestras vidas, en nuestras estanterías o nuestro trastero", decía. Por eso, es importante saber el nivel de compromiso que vas a adquirir, siendo lo mínimo el digitalizar los documentos importantes, guardándolos en carpetas digitales bien etiquetadas y, especialmente, saber dónde están.

Para aquellos que quieran ir un paso más allá en su organización digital, la experta recomienda organizar archivos secundarios como podrían ser las fotos, las aplicaciones del móvil o programas del ordenador. "Tener 10.000 fotos, es como no tener ninguna, hay que trabajar en tener una selección y, el resto, ya existen aplicaciones que te ayudan a buscar las fotos", añadía, reconociendo que ella, tampoco tiene todas sus fotografías ordenadas.