La Universidad de La Laguna crece con la ciencia: ocho robots agilizan los trámites administrativos

Santa Cruz de Tenerife

La Universidad de La Laguna se ha convertido en la universidad española con mayor número de gestiones automatizadas desde que comenzó a incorporar la automatización robótica de procesos (RPA) en las labores administrativas hace dos años, siendo pionera en todo el país. Desde entonces, ocho robots han agilizado cientos de trámites: 27.500 expedientes contables, 36.450 facturas validadas, 2.400 fiscalizaciones automatizadas, 34.600 comunicaciones para la priorización de expedientes, 245 justificaciones de proyectos nacionales e internacionales de investigación, 21.500 recibos bancarios clasificados, 32.300 expedientes económicos archivados, 3.450 comunicaciones de altas y bajas de empleados, 750 comunicaciones de incorporaciones de empleados a puestos de trabajo, 2.560 comunicaciones de seguimiento de contratos, 450 informes de gobierno para toma de datos y priorización de actuaciones y 630 certificados de estudiantes de Náutica tramitados.

Robi -el primer robot que se creó- apoya en la gestión económica de las facturas; Nauti se encarga de apoyar a la secretaría de Náutica con la emisión de los certificados de los estudiantes para que puedan hacer sus prácticas en los barcos; Acadi ayuda en la tramitación de expedientes en el mundo académico; Sede apoya en todo lo que es la tramitación en la sede electrónica; Archi está especializado en archivar, en crear carpetas y subcarpetas y almacenar la documentación; Homi se encarga de toda la parte de recursos humanos y apoyo en la tramitación de expedientes relacionados con recursos humanos; Cobri se encarga de la parte de los centros desde el punto de vista económico, como la gestión de proveedores, qué facturas han entrado y en qué grado de tramitación se encuentran; y Contri lleva la tramitación de contratos y licitaciones.

El trabajo que realiza Nauti se ha convertido en uno de los más esenciales. "La primera problemática que teníamos que resolver es que el tiempo que transcurre desde que el estudiante acaba las asignaturas, que son necesarias para obtener el certificado que les permita embarcar, hasta hacer las prácticas, es muy corto. Y esto exigía un momento de tensión en el que el estudiando demandaba el certificado y había que empezar a correr con el papeleo. Luego, había que ir a la web de la marina mercante y pasar todos los datos del estudiante", explica José Carlos González, vicegerente de Planificación Estratégica de la ULL. Ahora, con la creación de Nauti, hay un robot que está pendiente de cuando los estudiantes tienen el número de asignaturas necesarias para emitir el certificado y otro robot que esté pendiente de traspasar esos datos a la marina mercante cuando acaba el primero.

"Este segundo robot simula una acción humana, se conecta a la sede de la marina mercante, rellena los datos de los estudiantes y cuando termina, informa al personal de secretaría de que ha terminado", relata González. Una vez que el personal de la ULL verifica que los datos son correctos, solo tienen que pulsar un botón, por lo que "han pasado de teclear un montón de datos a teclear un botón". Con esto, los estudiantes de Náutica pueden acudir al día siguiente a la marina mercante a recoger su expediente, garantizando así sus prácticas obligatorias para finalizar el grado.

"Es un mito que la RPA vaya a sustituir a los trabajadores"

Algo que preocupa mucho a los trabajadores cuando se habla de RPA es que estos robots vayan a sustituirles en su puesto. José Carlos González lo desmiente: "Lo que hace la RPA es empoderar a los empleados y darle habilidades, ya que permite que podamos desarrollar otras cosas que hasta ahora eran impensables, pero tengo clarísimo que para nada va a sustituir a los trabajadores". En este sentido, está convencido de que se le dará un mejor servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, pues, además de acelerar los trámites, se van a poder optimizar los procesos. "Eso hará que saquemos otros productos que hasta ahora no podíamos porque el día a día nos comía las cabezas haciendo esas tareas repetitivas", asegura.

"El siguiente paso es la inteligencia artificial (IA)", explica el responsable del proyecto, que ya va un paso más allá en la automatización robótica de procesos. "Hasta ahora la RPA trabaja con datos estructurados, pero ahora tenemos que empezar a apoyarnos en algoritmos de IA. Por ejemplo, ahora hay muchos procesos selectivos en administraciones públicas donde la gente presenta mucha documentación y al ordenar a un robot que revise esa documentación, nos encontramos con que a lo mejor el documento no es un PDF, sino una fotografía del móvil y no lo identifica". Ahora, incorporando la IA a estos sistemas, "haciendo robot inteligentes", permitirá que estos puedan procesar toda esta información