Un Archivo Electrónico Único pondrá a un clic la historia documental de Palencia

pALENCIA

La vicepresidenta Primera de la Diputación de Palencia, María José de la Fuente, y la diputada de Acción Cultural, Patricia Pérez, han visitado este lunes el Archivo que depende del Servicio de Cultura y se ubica en el Castillo de Los Sarmiento de Fuentes de Valdepero (Palencia).

Como han explicado, este Archivo reúne documentos de cualquier época y soporte material, producidos, reunidos o conservados por la Diputación Provincial a lo largo de su historia, para su utilización en la gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica.

Entre sus fondos figuran cajas, libros y planos con más de 287.000 descripciones archivísticas en papel, 17.535 fotografías, además de documentos en otros soportes como vídeos, casetes, microfilms, microfichas, CD, DVD, USB y 600.000 documentos e imágenes digitales.

El documento más antiguo del fondo de la Diputación data del 8 de mayo de 1822 y el más antiguo custodiado en el archivo pero perteneciente al municipio de Vertavillo es un privilegio de 1284.

"La Diputación conserva una valiosa documentación procedente de la propia actividad de la institución durante sus dos siglos de historia", ha manifestado la vicepresidenta quien ha destacado el importante proceso de modernización de este archivo para adaptarlo a las nuevas tecnologías.

Un cambio de paradigma

La puesta en marcha del Archivo Electrónico Único coincidirá con la adopción de un nuevo software, una vez se haya realizado la migración de los expedientes y documentos electrónicos contenidos en el anterior y la integración en el mismo de las funcionalidades necesarias para su correcto funcionamiento.

La implantación del Archivo Electrónico supondrá un cambio en el paradigma del funcionamiento de los archivos puesto que la intervención del archivero pasa del final del proceso al principio del mismo.

"Es de singular importancia no solo por la conservación de los documentos sino también porque se podrá tener a mano de forma electrónica toda la información que se posee y facilitarlo a las personas interesadas", ha indicado De la Fuente.

Y es que el Archivo de la Diputación desempeña otras funciones como, por ejemplo, la asistencia y cooperación a los ayuntamientos de la provincia para organizar sus archivos municipales donde se custodia un rico patrimonio documental con la finalidad de salvaguardarlo y mejorar su gestión administrativa.

Esta asistencia se lleva desde 1981, y se han realizado más de 300 intervenciones, lo que ha generado que la Diputación disponga de referencias de casi la totalidad de archivos municipales y de Juntas Vecinales de la provincia.

Asimismo, desde el Archivo se presta asesoramiento técnico a los ayuntamientos sobre cuestiones relacionadas con sus archivos municipales y se ofrece el servicio de depósito temporal de la documentación municipal, sobre todo la histórica, cuando el municipio no dispone de espacio o carece de instalaciones adecuadas.

También se lleva a cabo la recepción de la documentación transferida desde los diferentes departamentos que componen la Diputación de Palencia y su posterior gestión documental.

Finalmente, destaca la atención a las consultas muy variadas debido a la gran cantidad de documentación que custodia el Archivo, y que abarcan desde cuestiones sobre antecedentes familiares hasta expedientes administrativos o estudios relacionados con la provincia y sus municipios.EFE